공공기관 서류 제출 시 파일 형식이 제한되는 이유

공공기관 서류 제출 시 특정 파일 형식을 고집하는 기술적 배경

공공기관이나 정부 부처에 서류를 제출할 때, 한글(HWP), PDF, 또는 특정 이미지 파일 형식만을 요구받아 당혹스러웠던 경험이 있으실 겁니다. 사용자 입장에서는 단순한 불편함으로 다가올 수 있지만, 이는 국가 행정 시스템의 안정성, 데이터의 영구 보존성, 그리고 보안 체계와 밀접하게 연관되어 있습니다. 2026년 현재, 디지털 전환이 가속화되면서 이러한 파일 형식의 제한은 단순한 관행을 넘어 표준화된 데이터 관리의 핵심 요소로 자리 잡고 있습니다.

행정망 내에서 유통되는 모든 문서는 공공기록물 관리에 관한 법률에 의거하여 관리됩니다. 만약 모든 국민이 각자 선호하는 자유로운 포맷으로 서류를 제출한다면, 공공기관은 수천 가지의 소프트웨어를 라이선스 비용을 지불하며 보유해야 하며, 이는 막대한 예산 낭비와 시스템 충돌을 야기합니다. 따라서 파일 형식을 제한하는 것은 행정 효율성을 극대화하기 위한 전략적 선택이라 할 수 있습니다.

행정 표준 포맷 사용의 법적 근거와 필요성

대한민국 공공기관에서 가장 흔히 볼 수 있는 HWP 파일 형식은 ‘행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정’에 따라 오랫동안 표준으로 사용되어 왔습니다. 비록 최근에는 ‘개방형 문서 포맷(hwpx)’으로의 전환이 이루어지고 있지만, 여전히 특정 포맷을 지정하는 이유는 공문서의 위변조 방지와 장기 보존 시 데이터 손실을 최소화하기 위함입니다. 표준화된 포맷은 수십 년 뒤에도 해당 문서를 동일한 레이아웃으로 열람할 수 있도록 보장합니다.

데이터 호환성 확보를 위한 기술적 장벽 제거

서로 다른 소프트웨어에서 작성된 문서들은 폰트 깨짐, 표 레이아웃 뒤틀림 등의 문제를 일으키기 쉽습니다. 특히 수치 데이터나 증빙 자료가 포함된 서류의 경우, 단 1mm의 오차나 오타도 행정 처리의 오류를 발생시킬 수 있습니다. 공공기관이 PDF와 같은 고정 레이아웃 포맷을 선호하는 이유는 작성자가 의도한 그대로의 결과물을 담당 공무원이 확인할 수 있도록 하여 불필요한 재제출 과정을 방지하기 위함입니다.

문서 보존의 영구성과 무결성을 위한 선택

정부 기관에 제출된 서류는 단순히 확인 후 폐기되는 것이 아니라, 사안에 따라 영구 보존되기도 합니다. 기술의 발전 속도는 매우 빨라서 10년 전 사용하던 특정 소프트웨어가 현재는 구동되지 않는 경우가 허다합니다. 공공기관은 이러한 ‘디지털 소멸’ 현상을 방지하기 위해 국제 표준(ISO)을 준수하거나 국가적으로 검증된 포맷만을 수용합니다.

무결성 또한 중요한 요소입니다. 제출된 서류가 수정 가능한 상태로 방치될 경우 사후 분쟁의 소지가 발생할 수 있습니다. 따라서 읽기 전용 속성이 강하거나 변경 이력을 추적하기 용이한 포맷을 지정함으로써, 제출 시점의 데이터 상태를 박제하고 신뢰성을 확보하는 것입니다.

장기 보존용 포맷으로서의 PDF/A 표준

최근 공공기관에서 권장하는 PDF 형식은 일반적인 PDF가 아닌 장기 보존용 표준인 PDF/A인 경우가 많습니다. 이는 폰트 정보와 색상 프로필을 파일 내부에 포함시켜, 외부 환경 변화와 상관없이 미래의 기기에서도 동일한 화면을 보여주도록 설계되었습니다. 이러한 기술적 장치는 국가 기록물 관리의 핵심 기술입니다.

위변조 방지와 디지털 서명 기술의 결합

특정 파일 형식은 디지털 서명 및 워터마크 기술과의 결합이 용이합니다. 예를 들어, 공공기관 전용 뷰어는 문서의 해시값을 대조하여 파일이 1바이트라도 수정되었는지 여부를 즉각 판별할 수 있습니다. 이러한 보안 메커니즘이 탑재되지 않은 일반 텍스트 파일이나 기타 비표준 포맷은 보안 검토 단계를 통과하기 어렵습니다.

파일 구분	장점	공공기관 채택 이유
HWP/HWPX	국내 행정 업무 최적화, 표 작성 용이	국가 행정망 표준 소프트웨어 호환성
PDF	OS 독립성, 레이아웃 고정, 보안성	증빙 서류의 위변조 방지 및 열람 편의
JPG/PNG	범용적인 이미지 확인 가능	신분증, 영수증 등 시각적 증빙 자료 보관

시스템 자원 최적화 및 서버 부하 관리

대국민 서비스를 제공하는 공공 웹사이트는 하루에도 수만 건의 파일 업로드가 발생합니다. 만약 파일 형식이나 용량에 제한이 없다면, 고화질 영상이나 대용량 설계 도면이 무분별하게 업로드되어 서버 다운을 초래할 수 있습니다. 파일 형식을 제한하는 것은 업로드되는 데이터의 종류를 사전에 필터링하여 시스템의 안정성을 유지하는 방어 기제입니다.

또한, 특정 포맷은 압축률이 우수하여 서버 저장 공간을 절약하는 데 기여합니다. 세금으로 운영되는 공공 인프라에서 무제한적인 스토리지 확장은 불가능하므로, 효율적인 데이터 압축이 가능한 포맷을 유도하는 경제적 이유도 존재합니다.

악성코드 유입 차단을 위한 보안 필터링

실행 파일(.exe)이나 매크로가 포함된 문서(.docm) 등은 공공 행정망을 마비시킬 수 있는 랜섬웨어의 통로가 될 수 있습니다. 공공기관의 업로드 시스템은 허용된 확장자 이외의 파일은 원천 차단하며, 허용된 파일 내부에서도 위험한 스크립트가 실행되지 않도록 샌드박스 환경에서 검사를 진행합니다. 파일 형식 제한은 가장 기초적이면서 강력한 방화벽 역할을 수행합니다.

서버 스토리지 효율성과 인덱싱 처리

데이터베이스 내에서 문서를 검색하고 분류하기 위해서는 텍스트 추출(Indexing) 과정이 필요합니다. 공공기관의 검색 엔진은 표준화된 포맷에서 메타데이터와 텍스트를 가장 빠르고 정확하게 추출할 수 있도록 튜닝되어 있습니다. 비표준 포맷은 검색 결과에서 누락될 가능성이 높으며, 이는 행정 업무 지연으로 이어집니다.

행정 절차법과 민원 처리의 형평성

모든 민원인이 공평한 서비스를 받기 위해서는 표준화된 절차가 필요합니다. 특정 유료 소프트웨어가 있어야만 작성할 수 있는 포맷을 요구하거나, 반대로 특정인만 사용하는 희귀 포맷을 허용한다면 행정 서비스의 형평성에 어긋납니다. 따라서 누구나 무료 뷰어로 확인할 수 있거나, 공통적으로 보급된 소프트웨어 포맷을 기준으로 삼는 것입니다.

최근에는 웹 브라우저 자체에서 문서를 바로 확인할 수 있는 웹 뷰어 기술이 도입되고 있습니다. 이러한 웹 기반 환경에 최적화된 포맷을 지정함으로써 민원인이 별도의 프로그램을 설치하지 않고도 서류를 확인하고 수정할 수 있는 환경을 구축해 나가고 있습니다.

무료 소프트웨어 보급과 접근성 확보

정부는 HWP 뷰어나 PDF 리더기를 무료로 배포하여 국민들의 접근성을 높이고 있습니다. 만약 형식을 제한하지 않아 고가의 전문 디자인 프로그램 파일(PSD, AI 등)로 서류가 제출된다면, 이를 확인해야 하는 담당 공무원과 다른 민원인들 사이의 정보 격차가 발생하게 됩니다. 표준 포맷은 이러한 정보 접근의 평등을 보장합니다.

자동화된 서류 심사 시스템(OCR) 도입

AI 기반의 자동 서류 심사 시스템은 특정 포맷에서 가장 높은 인식률을 보입니다. 예를 들어, 신청서의 특정 구역에 적힌 글자를 판독하는 OCR 기술은 문서의 규격과 폰트가 일정할 때 오류가 적습니다. 파일 형식 제한은 사람이 일일이 대조하던 업무를 자동화하여 민원 처리 시간을 획기적으로 단축시키는 기반이 됩니다.

비교 항목	제한 없는 업로드	표준 형식 제한 업로드
보안 위협	바이러스 및 악성코드 유입 위험 높음	검증된 포맷 위주로 안전성 확보
시스템 성능	서버 부하 및 스토리지 낭비 심화	데이터 최적화로 빠른 처리 속도 유지
업무 효율	포맷 변환 및 뷰어 설치로 시간 낭비	즉각적인 내용 확인 및 자동화 처리 가능

글로벌 트렌드와 개방형 문서 포맷(ODF)

대한민국뿐만 아니라 전 세계 정부 기관들은 ‘벤더 종속성’을 탈피하기 위해 노력하고 있습니다. 특정 기업의 소프트웨어에 의존하지 않고, 누구나 소스코드를 열어볼 수 있는 개방형 표준(ODF)을 지향하는 추세입니다. 이는 공공 데이터의 사유화를 막고 국민 누구나 자유롭게 데이터를 가공하고 활용할 수 있도록 하기 위함입니다.

이러한 흐름 속에서 HWP가 HWPX로 변화하고, 오피스 문서들이 XML 기반의 구조로 바뀐 것은 매우 고무적인 현상입니다. 파일 형식의 제한은 폐쇄적인 행정이 아니라, 오히려 가장 개방적이고 지속 가능한 데이터를 구축하기 위한 진화 과정입니다.

HWPX 전환이 가지는 데이터 가치

기존의 이진 파일(Binary) 형태였던 HWP와 달리, XML 기반의 HWPX는 문서 내부의 데이터를 기계가 읽기 훨씬 수월합니다. 이는 공공 데이터를 빅데이터로 활용하거나 인공지능 학습용 데이터로 변환할 때 별도의 가공 비용을 줄여줍니다. 국민이 제출한 한 장의 서류가 국가 정책 수립의 기초 통계 데이터로 재탄생할 수 있는 기술적 토대가 마련되는 것입니다.

국제 표준(ISO) 준수의 중요성

국가 간 서류 교환이나 국제적인 증빙이 필요한 경우, 국제 표준 형식이 아니면 인정받기 어렵습니다. 공공기관이 PDF나 특정 이미지 포맷을 요구하는 것은 해당 문서가 해외 기관에서도 동일한 공신력을 가질 수 있도록 규격을 맞추는 작업이기도 합니다. 이는 행정의 글로벌 표준화라는 측면에서 매우 중요합니다.

민원인의 편의를 위한 향후 개선 방향

비록 파일 형식 제한에 타당한 이유가 있더라도, 사용자의 불편함은 해결해야 할 과제입니다. 현재 많은 공공기관은 ‘무설치 업로드 시스템’이나 ‘자동 변환 서비스’를 도입하고 있습니다. 사용자가 어떤 파일을 올리더라도 서버에서 자동으로 표준 포맷으로 변환해주는 기술입니다. 2026년 현재 이러한 기술은 더욱 정교해져서 원본의 훼손 없이 행정 시스템에 수용되고 있습니다.

앞으로는 파일 업로드 방식에서 벗어나, 웹상에서 직접 데이터를 입력하는 ‘데이터 기반(Data-centric)’ 행정으로의 전환이 예상됩니다. 서류라는 형태를 넘어 필요한 값만 시스템에 전송하는 방식이 보편화되면, 파일 형식으로 인한 갈등은 점차 사라질 것입니다.

지능형 문서 변환 게이트웨이 구축

사용자가 워드(.docx) 파일로 제출하더라도 시스템 입구에서 자동으로 행정 표준 포맷으로 변환하고 검증하는 게이트웨이 기술이 보급되고 있습니다. 이를 통해 공공기관은 보안과 표준을 지키고, 국민은 별도의 변환 작업 없이 편리하게 서류를 제출하는 양방향 만족을 실현하고 있습니다.

모바일 환경 최적화와 이미지 제출 확대

스마트폰을 통한 서류 제출이 급증함에 따라, 사진 촬영 후 즉시 업로드할 수 있는 JPG, HEIC 포맷에 대한 수용 폭도 넓어지고 있습니다. 다만, 제출된 이미지는 서버에서 가독성 개선 알고리즘을 거쳐 문서화된 PDF로 자동 변환되어 관리됩니다. 이는 모바일 퍼스트 시대에 발맞춘 공공 서비스의 변화입니다.

구분	과거의 방식	현재 및 미래의 방식
제출 편의성	특정 유료 소프트웨어 필수 설치	웹 에디터 및 자동 변환기 활용
데이터 처리	수작업 타이핑 및 수기 검토	AI OCR 및 데이터 자동 추출
보관 방식	개별 파일 서버 저장	클라우드 기반 통합 데이터 관리

자주 묻는 질문(FAQ)

Q1. 왜 워드(.docx) 파일은 안 되고 한글(.hwp) 파일만 받는 곳이 많나요?
A1. 한국 공공기관의 오랜 행정 표준 포맷이 한글(HWP)이었기 때문입니다. 하지만 최근에는 호환성을 위해 개방형 포맷인 HWPX나 PDF를 병행해서 받는 기관이 늘고 있으며, 점진적으로 워드 파일도 수용하는 추세입니다.

Q2. PDF 파일로 제출하라고 하는데, 수정 가능한 PDF도 괜찮나요?
A2. 보안과 무결성을 위해 가급적 ‘인쇄’ 방식을 통해 생성된 읽기 전용 PDF를 권장합니다. 양식 채우기 기능이 포함된 PDF의 경우 시스템에 따라 데이터가 누락될 수 있으므로 주의가 필요합니다.

Q3. 사진 파일을 올릴 때 용량 제한 때문에 화질이 깨지는데 어떻게 하나요?
A3. 공공기관 시스템은 보통 파일당 10MB~20MB의 제한을 둡니다. 화질이 깨질 정도로 압축하기보다는, 불필요한 배경을 잘라내고 문서 내용이 선명하게 보이도록 밝기를 조절하여 업로드하는 것이 좋습니다.

Q4. 파일 확장자를 강제로 바꿔서 올리면 어떻게 되나요?
A4. 파일 내부의 바이너리 헤더를 검사하는 시스템에 의해 업로드가 거부되거나, 담당자가 파일을 열었을 때 손상된 파일로 표시됩니다. 반드시 정상적인 변환 과정을 거친 파일을 사용해야 합니다.

Q5. Mac 환경에서는 HWP 파일을 만들기 어려운데 방법이 없을까요?
A5. 최근에는 ‘한컴독스’와 같은 클라우드 서비스를 통해 맥에서도 웹 브라우저만으로 HWP 문서를 작성할 수 있습니다. 또한 공공기관에서 배포하는 웹 뷰어의 편집 기능을 활용하는 것도 좋은 방법입니다.

Q6. 압축 파일(.zip)로 여러 개를 묶어서 내도 되나요?
A6. 보안상의 이유로 압축 파일 업로드를 금지하는 기관이 많습니다. 압축 파일 내부에 악성코드를 숨길 수 있기 때문입니다. 가급적 안내된 대로 개별 파일을 업로드하거나, PDF 합치기 기능을 사용하여 하나의 파일로 만드십시오.

Q7. 제출한 파일이 보안 검사에서 계속 걸리는데 이유가 무엇일까요?
A7. 문서 내에 외부 링크(URL), 매크로, 또는 알 수 없는 스크립트가 포함되어 있을 가능성이 높습니다. ‘최종본’으로 저장할 때 모든 메타데이터와 매크로를 제거하는 ‘클린 저장’ 기능을 활용해 보시기 바랍니다.

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